E -fakture 2023

E -fakture 2023

Vodič i bitni pojmovi

O e-fakturama se priča odavno, ali je ova tema posebno dobila na značaju tokom prošle godine jer je doneta odluka da se ovakav sistem fakturisanja primenjuje i kod nas. Postoji mnogo novina koje je potrebno razumeti, rokova koje treba ispratiti i procedura koje treba ispoštovati. Zbog ovog je izuzetno bitno da se upoznate sa svim rokovima, procedurama i najčešće korišćenim pojmovima vezanim za e-fakture. Zakon o elektronskom fakturisanju stupio je na snagu još 07.05.2021. godine čime je uveden sistem elektronskih faktura kod nas. Međutim, došlo je do odlaganja početka primene ovog zakona čime je ostavljen prostor svima privrednim učesnicima da se dobro upoznaju s onim što ih čeka. I pored toga mnogi i dalje nisu sigurni šta će sve morati da menjaju u svom poslovanju. Uvođenjem sistema elektronskog fakturisanja podstiče se digitalizacija poslovanja, ubrzava se proces rada ali i povećava kontrola naplate poreza. Cilj ovog teksta je da Vas upozna s novinama i da Vam pomogne da se što lakše snađete sa svime što Vas čeka.

Šta su elektronske fakture tj. e-fakture?

Mnogima još uvek nije jasno šta su tačno elektronske fakture. Pogrešno je mišljenje da su elektronske fakture PDF dokumenta koja se šalju mail-om.

Originalom elektronske fakture smatra se isključivo fajl u XML formatu koji zadovoljava standarde propisane od strane Ministarstva Finansija Republike Srbije.

Sve drugo, kao što je PDF fajl koji se može slati mail-om ili faktura u štampanom obliku su zapravo kopije ili vizuelne prezentacije fakture.

Kako da napravim XML fajl?

Vi, kao krajnji korisnik, ne možete kreirati XML fajl.

U tu svrhu koriste se specijalizovani softveri.

Upravo takav softver je i MiniBIZ koji će, na osnovu fakture koju ste kreirali u programu, za Vas kreirati XML fajl koji šaljete (engl. upload) na Sistem elektronskih faktura tj. SEF. U dalje delu teksta objasnićemo šta je to SEF i kako se koristi.

Šta sve sve podrazumeva pod e-fakturom?

Osim same fakture tj. konačnog računa, pod e-fakturom podrazumeva se i:
  • Knjižno odobrenje tj. zaduženje
  • Avansni račun
  • Storno fakture
Sva ova dokumenta moraju imati svoju XML formu i moraju se slati isključivo preko SEF-a.

Koji su obavezni elementi e-fakture?

U zavisnosti o kom tipu dokumenta je reč, obavezni elementi mogu varirati ali u suštini oni su sledeći:
  • Osnovni podaci o izdavaocu i primaocu fakture (naziv, adresa, PIB, JBKJS ukoliko je izdavalac tj. primalac korisnik javnih sredstava), matični broj
  • Mesto izdavanja računa (odnosi se na sedište izdavaoca faktre)
  • Datum izdavanja
  • Redni broj izdate fakture (mora biti jedinstven za svakog poreskog obveznika)
  • Vrsta, količina i jedinica mere izdate robe ili usluga
  • Vrednost fakture
  • Datum prometa dobara i/ili usluga
  • Datum i iznos avansnih plaćanja ukoliko ista postoje za datu fakturu
  • Poreska osnovica i iznos PDV-a
  • Poreska oslobođenja ukoliko ista postoje za datu fakturu
  • Napomena o odredbi Zakona o porezu na dodatu vrednost na osnovu koje nije obračunat PDV (odnosi se na fakturu, ne na stavku)
  • Instrukcije za plaćanje

Šta je sistem elektronskih faktura - SEF?

Sistem elektronskih faktura tj. SEF je programsko rešenje odnosno servis Poreske uprave koje se koristi za slanje e-faktura drugim pravnim licima. Takođe, preko SEF-a se i primaju e-fakture od drugih pravnih lica. Predviđeno je da fakture izdate i primljene preko SEF-a budu u skladu sa:
  • Srpskim standardom elektronskog fakturisanja koji je donet od strane nacionalnog tela za standardizaciju u Republici Srbiji, koji je u skladu sa
  • Evropskim standardom elektronskog fakturisanja, UBL Invoice 2.1.
Za inspekciju i nadzor u pogledu usklađenosti standarda i sam izgled fakture zaduženo je Ministarstvo finansija Republike Srbije. Poreska uprava je omogućila da se e-fakture mogu kreirati direktno na SEF-u ali ovo nije preporuka ukoliko se radi o privrednom subjektu koji ima više od nekoliko faktura u toku meseca. U tom slučaju preporučuje se specijalizovani softver koji će Vam omogućiti kreiranje faktura koji zadovoljava propisane standarde i koji će Vaše fakture poslati (engl. upload) na SEF.

Ko su korisnici SEF-a?

Nisu svi u obavezi da koriste SEF. Postoje i oni koji se mogu dobrovoljno odlučiti da koriste ovaj sistem. Ukoliko se odluče da dobrovoljno koriste SEF, ovi privredni subjekti su u obavezi da sistem koriste celu tekuću i narednu kalendarsku godinu i to u svakom pogledu: slanje i primanje e-faktura od svih javih i privatnih preduzeća. Oni koji jesu u obavezi da koriste SEF su:
  • Subjekti javnog sektora
  • Subjekti privatnog sektora koji su obveznici poreza na dodatu vrednost

Koji su rokovi za primenu Zakona o elektronskom fakturisanju?

S obzirom da su se rokovi za primenu Zakona o elektronskom fakturisanju pomerali više puta ljudi su često u nedoumici od kad su u obavezi da šalju, a od kad u obavezi da primaju e-fakture.

U zavisnosti da li se radi o subjektima javnog ili privatnog sektora, ovi rokovi se razlikuju.

1. maj 2022. godine
Subjekti javnog sektora i obveznici PDV-a u obavezi su da šalju elektronske fakture drugim subjektima javnog sektora

1. Subjekt javnog sektora izdaje elektronsku fakturu drugom subjektu javnog sektora.
2. Obveznik PDV-a izdaje elektronsku fakturu subjektu javnog sektora.
3. Subjekti javnog sektora imaju obavezu da primaju i čuvaju elektronsku fakturu izdatu od strane drugog subjekta javnog sektora ili obveznika PDV-a.

1. jul 2022. godine
Subjekti javnog sektora u obavezi su da šalju elektronske fakture obveznicima PDVa

1. Subjekt javnog sektora izdaje elektronske fakture drugom subjektu javnog sektora.
2. Subjekt javnog sektora izdaje elektronsku fakturu obvezniku PDVa.
3. Obveznik PDV-a u obavezi je da primi elektronsku fakturu bez prethodne potrebe davanja saglasnosti.
4. Obveznik PDV-a izdaje elektronsku fakturu subjektu javnog sektora.
5. Subjekt javnog sektora elektronski evidentira obračun PDV-a.

1.  januar 2023. godine
Razmena faktura u elektronskom obliku je obavezna između subjekata javnog sektora i obveznika PDV-a

1. Svi obveznici PDV-a u obavezni su da izdaju isključivo elektronsku fakturu,
2. Svi obveznici PDV-a imaju obavezu da elektronski obračunavaju i evidentiraju PDV.

Prihvatanje i odbijanje e-fakture?

Što se tiče prihvatanja i odbijanja fakture Zakon je veoma jasan.

Kada se faktura izdaje javnom sektoru, javni sektor ima rok od 15 dana da prihvati ili odbije elektronsku fakturu. Ukoliko se ne izjasni u navedenom roku faktura će se smatrati prihvaćenom. 

Kod slanja fakture privatnom sektoru postoji rok od 15 dana da prihvati ili odbije elektronsku fakturu. Po isteku roka, primalac fakture će ponovo biti obavešten putem mail-a od strane SEF-a i rok će biti produžen za još 5 dana. Ukoliko se ni tada ne izjasni, faktura će se smatrati odbijenom. 

Bez obzira na ove rokove, datumom dostavljanja smatra se trenutak izdavanja fakture, pa u skladu sa tim teku obaveze platioca.

Takođe, bez obzira da li se faktura prihvati ili odbije MORA se izvršiti obaveza plaćanja, a u suprotnom se može podneti tužba.

Čuvanje elektronske fakture?

Sistem elektronskih faktura tj. SEF u obavezi je da čuva Vaše e-fakture i to:
Fakture primljene i izdate od strane javnog sektora čuvaju se trajno
• Fakture primljene i izdate od strane privatnog subjekta čuvaju se 10 godina
U ovom periodu korisnici SEF-a mogu preuzimati fakture u XML ili PDF formatu.
SEF-om upravlja Centralni informacioni posrednik i njegov zadatak je da vrši slanje, prijem, evidentiranje, obradu i čuvanje elektronskih faktura.

Centralni informacioni posrednik?

Centralni informacioni posrednik je posebno regulatorno telo tj. nadležna jedinica u okviru Ministarstva Finansija. Osnovi zadatak je da:
  • vodi registar informacionih posrednika i kontroliše njihov rad,
  • upravlja Sistemom elektronskih faktura tj. SEF-om,
  • odgovara za njegovo funkcionisanje.

Šta je informacioni posrednik?

Informacioni posrednik je pravno lice koje koje ima posebnu saglasnost dobijenu od nadležnog ministarstva, a koje subjekt privatnog sektora može angažovati u ugovorom za usluge:
  • izdavanja,
  • evidentiranja, obrede
  • slanja,
  • prijema,
  • čuvanja e-faktura i prateće dokumentacije.
Usluge informacionog posrednika mogu biti zgodne za one privredne subjekte koji imaju veći broj faktura u toku meseca. Razlog su uglavnom dodatne usluge koje informacioni posrednici pružaju kao što su:
  • provera podataka o kupcu tj. primaocu e-fakture,
  • slanje većeg broja priloga,
  • slanje e-fakture na više mail adresa,
  • čuvanje e-fakture na period duži od, Zakonom obaveznih, 10 godina
Informacioni posrednik, pored ostalog, mora imati osiguranje u vrednosti od minimum 20.000€ u slučaju bilo kakvog gubitka dokumentacije.

Comments are closed.