Ponude - prvi korak ka uspešnom poslovanju
Sve što treba da znate
Kao preduzetnik, važno je da znate kome, kada i u kojoj formi je najbolje poslati ponudu.
Ovaj dokument predstavlja prvi korak u poslovnoj saradnji i može doprineti izgradnji profesionalnog odnosa. Potencijalnom klijentu daje uvid u usluge koje pružate i robu koju nudite.
Evo i šta bi trebalo da znate o ponudi kao poslovnom dokumentu:
Kome se šalje ponuda
Ponudu možete poslati:
- Potencijalnim klijentima – Bez obzira na način na koji su vas potencijalni klijenti kontaktirali (mail, telefon, …) ukoliko su pokazali ozbiljno interesovanje za vaš proizvod ili uslugu dobra je praksa da im, nakon inicijalnog odgovora, pošaljete ponudu.
- Postojećim klijentima – Ukoliko postojeći klijenti žele da prošire saradnju i interesuju se za nove proizvode/usluge dobra je praksa da im pre sklapanja posla pošaljete ponudu.
- Prilikom javnih nabavki ili konkursa – Ukoliko želite da odgovorite na zvaničan poziv za nabavku (tender) način da ovo učinite je slanje jasne ponude.
- Partnerima ili firmama – Ukoliko želite da započnete saradnju s drugim firmama.
Kada se šalje ponuda
Postoje različite situacije u kojima je svrsishodno poslati ponudu:
- Na zahtev klijenta – Bez obzira da li je reč o potencijalno novom ili već postojećem klijentu, ukoliko se interesuju za vaše proizvode/usluge i traže cenu/uslove.
- Proaktivno – Kao deo vaše prodajne strategije (npr. posle prezentacije ili sastanka)
- Nakon inicijalnog kontakta ili konsultacije – Ako imate jasnu sliku o potrebama klijenta.
- Pre bilo kakvog finansijskog angažmana – Kao u životu, tako i u poslu „Čist račun duga ljubav“. Na ovaj način izbeći ćete potencijalne nesporazume koji mogu narušiti vaš poslovni odnos s klijentom.
Koje elemente treba da sadrži ponuda
Ponuda bi trebalo da bude jasna, profesionalna i formalna. Ključni elementi uključuju:
- Naslov tj. broj dokumenta koji treba da bude jedinstven (npr. „Ponuda br. 2025/003“)
- Datum izrade ponude
- Podatke o vašoj firmi: naziv, PIB, matični broj, kontakt, logo
- Podatke o klijentu: naziv firme, ime kontakt osobe, adresa, e-mail
- Opis proizvoda/usluge: precizno i razumljivo, uz količine, jedinice mere, rokove
- Cena: po stavkama, s ukupnom cenom (sa i bez PDV-a, ako si u sistemu)
- Rok važenja ponude: npr. 7 dana, 30 dana – kako bi se zaštitila od kasnijih promena cena
- Rok i način isporuke/usluge
- Rok i način plaćanja: npr. avans 50%, ostatak po isporuci
- Napomena o neobavezujućem karakteru: npr. „Ponuda ne predstavlja obavezu dok ne dođe do potvrde narudžbine“
- Elektronski potpis: ako se šalje kao PDF
Dobra ponuda je zlatna vredna
Odnos između klijenata koji je zasnovan na fer saradnji kroz transparentnost i poverenje obećava dugoročnu saradnju na dobrobit obe strane.
Zato je bitno kako želite da se prestavite novim klijentima. Ponuda je prvi korak i treba da podstakne:
- Profesionalizam – kvalitetno napravljena ponuda uliva poverenje
- Pregovarački prostor – može podstaći kupca da traži popust, dodatne uslove ili modifikacije
- Odlučivanje – kupac je u toj tački suočen s konkretnim informacijama koje mogu ubrzati ili zakočiti donošenje odluke
Da li je dobra praksa slati ponude i kada možda nije
Iako je pretpostavka da je uvek dobro posao započeti jasnom ponudom po nekad ovo može biti i kontraproduktivno. Zato treba dobro proceniti situaciju. Pred vama je jedna ZA/PROTIV lista koja vam može pomoći pri donošenju odluke.
ZA – kada je dobro poslati ponudu:
- Kada neko zatraži konkretne informacije o ceni i uslovima
- Kada želite da formalizujete neformalan dogovor
- Kao deo prodajnog procesa – da kupac zna tačno šta nudite i pod kojim uslovima
- Kada želite pisani trag o uslovima koje ste ponudili
PROTIV – kada treba izbeći slanje ponude
- Ako imate utisak da klijent nije ozbiljan i koristi ponudu samo za poređenje, bez namere da sarađuje
- Ukoliko nemate dovoljno informacija o potrebama klijenta
- Kad potencijalni kupac traži odmah fakturu bez prethodne provere ili komunikacije – ovo može biti rizično (prevara ili nesporazum)
U ovim slučajevima bolje je prvo voditi razgovor, tražiti dodatne informacije, pa onda slati ponudu.
Kako MiniBIZ olakšava kreiranje ponuda (i više od toga)
Uz web aplikaciju MiniBIZ možete jednostavno kreirati ponude koje sadrže sve ključne elemente navedene u ovom tekstu – od tačnih podataka o kupcu, jasno definisanih stavki, cene, roka važenja i plaćanja, pa sve do napomena i logotipa firme.
I to nije sve: iz svake ponude možete jednim klikom generisati predračun, avansni ili konačni račun, koji zatim možete odmah:
- izvesti kao PDF,
- ili direktno poslati na SEF (Sistem elektronskih faktura) – sve u skladu sa važećim zakonskim propisima u Srbiji.
MiniBIZ vam omogućava da ceo tok poslovne komunikacije, od ponude do fakture, vodite brzo, jednostavno i bez grešaka.
