E-FAKTURE
SADRŽAJ
Zakon o elektronskom fakturisanju propisuje obavezu korišćenja elektronskih faktura za sve pravne subjekte u sistemu PDV-a. Ova obaveza obuhvata upotrebu Sistema elektronskog fakturisanja (SEF) kako za kupce, tako i za dobavljače. Pored elektronskih faktura, avansni računi i knjižna pisma takođe se šalju i primaju putem SEF-a.
Ovaj model poslovanja je očekivan u doba digitalizacije, te se preporučuje i privrednim subjektima van sistema PDV-a. Ovim pristupom moguće je postići značajne uštede, smanjiti troškove i eliminisati greške u radu, čak do 80%.
Iako je elektronsko fakturisanje već neko vreme prisutno u našoj zemlji, suočavamo se s izazovima i nedoumicama u svakodnevnom poslovanju. Postavlja se pitanje kada treba poslati određeni dokument, kako tačno funkcioniše proces e-fakturisanja, koje izazove nosi, i šta treba uzeti u obzir prilikom odluke da li postati dobrovoljni korisnik SEF-a?
Sa ciljem da približimo ovu temu, nastojimo odgovoriti na neka od ovih pitanja i pružiti razumevanje procesa elektronskog fakturisanja.
Ko je u obavezi da šalje e-Fakture?
Ukratko rečeno u obavezi su sva javna preduzeća i pravna ili fizička lica koja su u sistemu PDVa.
Rokovi za prelazak na Sistem elektronskih faktura bili su varijabilni, a ovo su ključni datumi:
01.05.2022. godine
• Subjekti javnog sektora imaju obavezu izdavanja elektronskih faktura ka javnom sektoru, kao i da primaju i čuvaju eFakturu.
• Subjekti privatnog sektora imaju obavezu da izdaju elektronsku fakturu ka javnom sektoru.
01.07.2022. godine
• Subjekt javnog sektora izdaje elektronske fakture drugom subjektu javnog sektora.
• Subjekt javnog sektora izdaje elektronsku fakturu obvezniku PDV-a.
• Obveznik PDV-a u obavezi je da primi elektronsku fakturu bez prethodne potrebe davanja saglasnosti.
01.01.2023. godine
• Svi obveznici PDV-a u obavezni su da izdaju isključivo elektronsku fakturu.
• Svi obveznici PDV-a imaju obavezu da elektronski obračunavaju i evidentiraju PDV.
Od 01.01.2023. godine, sva pravna ili fizička lica u sistemu PDV-a moraju slati i primati fakture, avansne račune i knjižna pisma isključivo putem Sistema elektronskih faktura (SEF-a).
Važno pitanje koje se često postavlja je šta raditi ako dobavljač nije u sistemu PDV-a, niti je dobrovoljni korisnik SEF-a, ali je kupac u sistemu? U ovom slučaju, dobavljač nije obavezan izdati elektronsku fakturu i evidentirati je na SEF-u.
Šta je SEF?
Sistem elektronskih faktura, ili skraćeno SEF je rešenje Ministarstva finansija preko kojeg se vrši slanje potraživanja, prijem, evidentiranje i čuvanje eFaktura. Sistem eFaktura (SEF) je namenjen svim subjektima javnog sektora, subjektima privatnog sektora, kao i dobrovoljnim korisnicima u koje spadaju paušalci, poljoprivredna gazdinstva i fizička lica. Ono što je potrebno jeste da se registrujete i putem datog programa šaljete fakture svojim klijentima. Fakture se šalju u XML formatu, a PDF format se opciono šalje kao propratna dokumentacija. Zakonom je obavezno samo i isključivo slanje preko SEF-a, bilo da se faktura kreira direktno na sistemu SEF-a ili iz nekog drugog programa iz kojeg će se naknadno poslati XML na SEF o čemu će kasnije biti reči.
Šta je SUF?
Sistem za upravljanje fakturama, ili skraćeno SUF je rešenje za potrebe korisnika javnih sredstava. I to je sistem za prijem, čuvanje, odobravanje i pripremu knjiženja ulaznih računa koji treba da omogući prijem i upravljanje računima – fakturama primljenim od dobavljača. Sistem za upravljanje fakturama – SUF od 01.05.2022. godine zamenio je postojeći Centralni registar faktura i okviru njega je Sistem elektronskih faktura – SEF. Jednostavnije rečeno, SUF omogućava preuzimanje faktura iz sistema eFaktura ili ručni unos faktura u sistem, kao i njihovo čuvanje u elektronskoj formi, uz mogućnost uvida u originalnu fakturu u PDF formatu.
Šta su elektronske fakture (E-faktura)?
Šta je XML format i kako se pravi?
XML format za slanje e-faktura je format propisan zakonom, a popunjava se po UBL 2.1 standardu Ovaj format ne možete kreirati sami već samo:
- Direktnim kreiranjem faktura na Sistemu elektronskih faktura tj. SEF-u u kom slučaju će SEF iskreirati od Vaše fakture neophodan XML fajl i poslati ga Vašim kupcima.
- Uz pomoć specijalizovanog programa za slanje elektronskih faktura kao što je MiniBIZ koji će Vam omogućiti da od svake fakture kreirate XML dokument koji će se slati na SEF.
Zakonom je uređeno izdavanje, slanje, prijem, obrada, čuvanje, sadržina i elementi koji su od značaja za elektronsko fakturisanje u međusobnim transakcijama
Koji su elementi elektronske fakture?
Elektronska faktura uobičajeno sadrži:
- naziv, adresu, PIB i matični broj izdavaoca elektronske fakture;
- Poslovni račun izdavaoca elektronske fakture;
- Naziv, adresu i poreski identifikacioni broj i matični broj primaoca elektronske fakture;
- Poslovni račun primaoca elektronske fakture;
- Redni broj i datum izdavanja elektronske fakture;
- Datum isporuke dobara, odnosno pružanja usluga
- Datum avansne uplate;
- Iznos avansnih plaćanja;
- Instrukcije za plaćanje;
- Podatke o vrsti i količini isporučenih dobara ili vrsti i obimu usluga;
- Iznos osnovice poreza na dodatu vrednost;
- Poresku stopu poreza na dodatu vrednost;
- Iznos poreza na dodatu vrednost koji je obračunat na osnovicu;
- Ukupan iznos elektronske fakture;
- Napomenu o odredbi zakona kojim se uređuje porez na dodatu vrednost na osnovu koje nije obračunat porez na dodatu vrednost;
- Napomenu da se za promet dobara i usluga primenjuje sistem naplate.
Napomenućemo da se izdavanje i prijem e-faktura vrši se u skladu sa srpskim standardima elektronskog fakturisanja, a koji je opet u najvećoj meri usklađen sa evropskim standardom. Primere elektronskih faktura i pratećih dokumenata možete videti na sajtu efaktura.gov.rs Ukoliko želite sami da isprobate Sistem elektronskih faktura, trenutno je moguće samo ručno probati demo verziju e-faktura na sajtu Ministarstva finansija.
Numeracija eFaktura
Trenutno nisu definisana pravila numeracije, tako da možete koristiti sadašnju numeraciju.
E fakture za inostranstvo
Prihvatanje, osporavanje ili odbijanje elektronske fakture
I za javni i za privatni sektor važi rok od 15 dana za prihvatanje ili odbijanje eFakture od dana slanja iste od strane izdavaoca.
Ako subjekt javnog sektora ne prihvati ili ne odbije elektronsku fakturu u ovom roku, e-faktura se smatra automatski prihvaćenom.
Ukoliko subjekt privatnog sektora ne prihvati ili ne odbije e-fakturu u ovom roku biće ponovo obavešten da je ista izdata. Od tog dana primalac fakture dobija dodatnih 5 dana i ukoliko se ne izjasni u tom roku, faktura se smatra odbijenom.
Pravne posledice odbijanja elektronske fakture ne razlikuju se od sadašnjih pravnih posledica obaveštavanja izdavaoca da primalac odbija da uzme u obzir fakturu u papirnom obliku.
Storniranje eFakture
U okviru SEF-a omogućeno je da korisnici storniraju i prihvaćene i odbijene fakture. Međutim, kako u okviru SEFa ostaju evidentirane sve fakture, izdavalac mora voditi računa da ne dođe do dupliranja obaveze PDVa.
Nakon prihvatanja elektronske fakture od strane primaoca, ukoliko se izdata faktura stornira, izdavalac je u obavezi da izda storno fakturu.
Tačnije, ukoliko obveznik izdaje novu fakturu, on ima pravo da smanji PDV obračunat na prethodnom računu. Faktura se izdaje uz izjavu primaoca da nije koristio prethodni PDV po prvobitno izdatoj fakturi.
Ukoliko je primalac odbio eFakturu, obavezno je popuniti polje u kome se navodi razlog odbijanja, i u tom polju može da se navede da nije korišten prethodni PDV (što je vidljivo izdavaocu u SEFu) i postupak se ovako ubrzava.
S obzirom da smo svi novi u ovakvom načinu fakturisanja, često se dešava da primalac slučajno odbije fakturu, koju svakako može da knjiži „odbijenu“ i iz tog razloga ovakva izjava je obavezna jer status faktura ne mora značiti da obveznik nije koristio PDV po datoj fakturi.
Čuvanje elektronske fakture
Čuvanje eFakture se vrši u SEFu i to:
- Trajno čuvanje faktura primljene ili izdate od strane subjekta javnog sektora
- 10 godina čuvanje faktura primljene ili izdate od strane subjekta privatnog sektora
Sistem elektronskih faktura – SEF kojim upravlja Centralni informacioni posrednik ima za zadatak da se preko njega vrši slanje, prijem, evidentiranje, obrada i samim tim i čuvanje elektronskih faktura.
Elektronske fakture javnog sektora čuvaju se trajno u Sistemu elektronskih faktura, dok se elektronske fakture izdate i primljene od strane subjekta privatnog sektora čuvaju u SEFu ili u sistemu informacionog posrednika, koji je angažovan za čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.
Dakle, ukoliko se subjekt privatnog sektora ugovorom ne opredeli za čuvanje elektronskih faktura kod informacionog posrednika, eFakture će se čuvati SEFu, za čije funkcionisanje je odgovoran Centralni informacioni posrednik.
Ovo znači da subjekt nema obavezu da sam čuva elektronsku fakturu. Lice u privatnom sektoru koje je izdalo, odnosno primilo elektronsku fakturu može odštampati eFakturu u jednom ili više primeraka do isteka roka za obavezno čuvanje. Faktura u papirnom obliku smatra se autentičnim i posle isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura.
Šta je Centralni Informacioni Posrednik?
Šta je Informacioni posrednik?
Informacioni posrednik je pravno lice koje subjekt privatnog sektora može angažovati za usluge izdavanja, evidentiranja, obrade, slanja, primanja i čuvanja eFaktura i prateće dokumentacije.
Informacioni posrednik je subjekt koji ima saglasnost ministarstva nadležnog za poslove finansija za obavljanje ovih usluga i na sajtu Ministarstva finansija možete pronaći sve Informacione posrednike koji su dobili saglasnost Ministarstva finansija.
Privredni subjekti NISU U OBAVEZI da koriste usluge informacionih posrednika. Samo korišćenje Sistema elektronskih faktura je BESPLATNO.
Informacioni posrednik ima i određenu profesionalnu odgovornost i ukoliko pružanjem svojih usluga ugrozi bezbednost SEF-a, snosiće posledice. A u slučaju gubitka dokumentacije, postoji osiguranje u vrednosti od 20.000 €.
Zaštita podataka u SEFu
Informacioni posrednik, centralni informacioni posrednik i subjekti ovlašćeni da pristupaju SEFu dužni su da obrađuju podatke o ličnosti u skladu sa zakonom kao i da ih štite u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.
Kao što smo naveli prema zakonu kojim se uređuje informaciona bezbednost, centralni informacioni posrednik i informacioni posrednik dužni su da preduzimaju mere zaštite od bezbednosnih rizika.
Koje su kazne za ne evidentiranje eFaktura?
Novčana kazna Zakonom o elektronskom fakturisanju propisana je za:
- Povredu obaveza izdavanja elektronske fakture
- Ne evidentiranje PDVa u skladu sa zakonom
- Povredu Zakona zaštite ličnih podataka
- Ne primanje eFakture u skladu sa zakonom
Raspon kazni je od 50.000 do 2.000.000 dinara, a može se kazniti subjekt privatnog ili javnog sektora, preduzetnik, informacioni posrednik, kao i odgovorna lica u pravnim licima. U okviru MiniBIZ programa omogućeno Vam je da u svakom trenutku izdajete sva potrebna dokumenta svojim klijentima u zakonskim okvirima. Kako biste se postepeno pripremili za primenu ovog zakona i izbegli posledice rada u poslednji čas, opredelite se na vreme za knjigovodstveni program koji Vam nudi
kreiranje, izdavanje i slanje faktura u samo par koraka uz siguran i pouzdan rad
