Česte greške prilikom fakturisanja

Česte greške prilikom fakturisanja

i kako da ih izbegnete
Dešava se da, čak i iskusni, ljudi prave greške u poslovanju često i nesvesno. Iz ovog mogu proisteći ozbiljni problemi, a vrlo je lako izbeći ih. U narednom tekstu pokušaćemo da Vam približimo koji su, iz naše prakse, najčešći problemi i kako da ih predupredite i prevaziđete.

Potpišite ugovor

Ne tako retko, ljudi se oslanjaju na nečiju reč čak i kad je sklapanje poslovnog odnosa u pitanju. Ali ovo može biti ozbiljan problem pogotovo ako dođe do nesporazuma. Da biste izbegli nerazumevanje sa klijentima, neprijatnosti ili čak i prevare obavezno obavezno potpišite ugovor sa svakim klijentom i uredno ih čuvajte. Ugovor mora biti jasan, ne dvosmislen i precizan u pogledu prava i obaveza, kako Vaših prema klijentu tako i klijenta prema Vama.

Fakturišite redovno

Budite ažurni. Ovo je naročito važno kod poslova iz kojih fakture proističu na dnevnom nivou.

Uspostavite jasne procedure ili koristite softver koji će Vam u tome pomoći i toga se obavezno pridržavajte. Dobra praksa kod redovnih klijenata je da uspostavite pravilo kojim danima u toku meseca fakturišete. Tako ne samo da ćete olakšati posao sebi, već i njima. Stvorićete kod njih naviku plaćanja, unapred će znati kako da raspodele svoj novac i kad da očekuju obaveze prema Vama. S druge strane ovo će olakšati posao i Vašem knjigovođi i smanjiti mogućnost greške i propusta kod plaćanja poreza.

Šta sve sve podrazumeva pod e-fakturom?

Osim same fakture tj. konačnog računa, pod e-fakturom podrazumeva se i:
  • Knjižno odobrenje tj. zaduženje
  • Avansni račun
  • Storno fakture
Sva ova dokumenta moraju imati svoju XML formu i moraju se slati isključivo preko SEF-a.

Vodite računa o obaveznim elementima računa tj. fakture

Svaki račun tj. faktura mora da sadrži obavezne elemente koje koje propisuje zakonodavac. Među njima su broj računa, datum izdavanja računa, datum prometa roba ili usluga, naziv kupca itd.

U suprotnom račun tj. faktura neće biti validna. Morate se upoznati sa zakonom, ali Vam u ovom mnogo može pomoći i softver od poverenja koji Vam neće dozvoliti da kreirate račun koji nema sve obavezne elemente.

Šta je sistem elektronskih faktura - SEF?

Sistem elektronskih faktura tj. SEF je programsko rešenje odnosno servis Poreske uprave koje se koristi za slanje e-faktura drugim pravnim licima. Takođe, preko SEF-a se i primaju e-fakture od drugih pravnih lica. Predviđeno je da fakture izdate i primljene preko SEF-a budu u skladu sa:
  • Srpskim standardom elektronskog fakturisanja koji je donet od strane nacionalnog tela za standardizaciju u Republici Srbiji, koji je u skladu sa
  • Evropskim standardom elektronskog fakturisanja, UBL Invoice 2.1.
Za inspekciju i nadzor u pogledu usklađenosti standarda i sam izgled fakture zaduženo je Ministarstvo finansija Republike Srbije. Poreska uprava je omogućila da se e-fakture mogu kreirati direktno na SEF-u ali ovo nije preporuka ukoliko se radi o privrednom subjektu koji ima više od nekoliko faktura u toku meseca. U tom slučaju preporučuje se specijalizovani softver koji će Vam omogućiti kreiranje faktura koji zadovoljava propisane standarde i koji će Vaše fakture poslati (engl. upload) na SEF.

Sve je u detaljima

Nemojte izbegavati da upišete važne detalje na svoj račun.

Klijenti mogu imati različite zahteve. Neki će želeti da se precizno iskaže naziv robe, drugi da se navede broj narudžbenice ili mesto isporuke, neko opet veoma detaljan opis usluge. Nemojte štedeti reči.

Svaka izmena od strane klijenta odgodiće plaćanje obaveza, a to Vam nije u interesu.

Svi vole popust

Nemojte reći da nismo u pravu?

Ukoliko imate dobru saradnju s nekim redovnim klijentom dobra praksa je da mu povremeno date, makar i manji, popust na Vaše usluge ili robu. Na taj način sačuvaćete te klijente koji su redovne platiše.

Popust je takođe dobra praksa i kod onih koji plaćaju odmah ili u kešu. Ovo zadržava dobru dinamiku poslovanja, dobar cash flow.

Budite prepoznatljivi i jasni

Koristite svoj memorandum na fakturama.

Dobro osmišljen memorandum treba da sadrži Vaš logo i sve potrebne detalje o Vašoj firmi. Na ovaj način olakšaćete i ubrzati komunikaciju sa klijentom. S obzirom da od sada sve fakture moraju biti poslate elektronskim putem, možete kreirati i interaktivni memorandum koji će sadržati linkove za Vašu mail ili web adresu.

Tri puta meri, jednom seci

Obavezno dobro proverite sve elemente fakture pre nego što je pošaljete. Kako one obavezne, tako one dodatne. Na ovaj način ubrzaćete proces naplate jer ni jedan finansijska služba Vaših klijenata neće izvršiti plaćanje ukoliko podaci na fakturi nisu tačni.

U ovome mnogo može da Vam pomogne kvalitetan softver koji Vas neće terati da podatke koji se često ponavljaju unosite svaki put iznova. Na ovaj način smanjićete mogućnost grešaka.

Pouzdan asistent u poslu, pola posla

Svako od nas svakodnevno se susreće sa velikim brojem informacijama što često predstavlja izazov.

Zato budite pažljivi u odabiru softvera koji ćete koristi prilikom fakturisanja. Izaberite pouzdan softver koji prati zakonske norme, koji je jednostavan za korišćenje i ubrzava i olakšava Vaš svakodnevni rad.

Uloga softvera je da Vam pomogne da se lakše izborite sa svakodnevnim zadacima.

Testirajte i vidite koje rešenje je najbolje za Vas.

Napravite efikasan sistem evidentiranja i razmene dokumenata

Ovo će svakako obradovati Vašeg knjigovođu i smanjiti broj propusta pre svega onih sa poreskim obavezama koji mogu da ugroze Vaš posao.

U ovome Vam takođe pomoć stiže od strane softvera. On Vam nudi jednostavan pregled svih ulaznih i izlaznih faktura, dok svoje izlazne fakture lako možete poslati svom knjigovođi u vidu XML fajla koji on može kasnije iskoristiti u softveru koji koristi. Za ovo se svakako prvo konsultujte s Vašim knjigovođom.

Lepa reč i gvozdena vrata otvara, budite ljubazni prilikom naplate

Uvek zadržite ljubazan ton i ponašanje kada nekome naplaćujete svoje robe i usluge.

Stvaranje lojalnih klijenata je must have modernog poslovanja. Imajte to uvek na umu kada pozivate klijente koji kasne sa plaćanjem. To što trenutno kasne sa plaćanjem ne znači da Vas ne poštuju ili da žele da Vas prevare i zato nikada nemojte da ih tretirate neljubazno i agresivno. Kada klijent jednom ode od Vas, jako teško je ponovo steći njegovo poverenje.

Comments are closed.